Không có sản phẩm nào trong giỏ hàng của bạn
15/07/2025
ktslamhamanh
Danh mục Biên bản, Giấy tờ cần có tại Công trường thi công
Việc quản lý hồ sơ, giấy tờ tại công trường là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm soát chất lượng, tiến độ và an toàn lao động. Dưới đây là các loại tài liệu chính cần có.
1. Hồ sơ pháp lý
Các tài liệu chứng minh tính hợp pháp của dự án và năng lực của các bên tham gia.
- Giấy phép xây dựng: Bản gốc hoặc bản sao công chứng.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Hoặc các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng mặt bằng.
- Hợp đồng thi công xây lắp: Giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu chính, các hợp đồng với nhà thầu phụ (nếu có).
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng: Kèm theo báo cáo nghiên cứu khả thi.
- Hồ sơ thiết kế: Thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công đã được thẩm định, phê duyệt.
- Hồ sơ năng lực nhà thầu: Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng, chứng chỉ hành nghề của cá nhân.
- Quyết định thành lập Ban Chỉ huy công trường: Và các quyết định phân công nhiệm vụ.
- Biện pháp thi công tổng thể: Bao gồm các kế hoạch kiểm tra, nghiệm thu, thí nghiệm.
- Thông báo khởi công công trình.
2. Hồ sơ quản lý chất lượng
Các tài liệu ghi nhận quá trình kiểm soát và đảm bảo chất lượng thi công.
- Kế hoạch quản lý chất lượng: Của nhà thầu thi công.
- Nhật ký thi công: Ghi chép hàng ngày về diễn biến công trường, nhân lực, thiết bị, công việc, sự cố.
- Phiếu yêu cầu nghiệm thu: Yêu cầu nghiệm thu vật liệu, công việc, hạng mục.
- Biên bản nghiệm thu vật liệu/cấu kiện đầu vào: Trước khi đưa vào sử dụng.
- Biên bản lấy mẫu thí nghiệm tại hiện trường: Đất, thép, bê tông, v.v.
- Kết quả thí nghiệm: Của vật liệu, cấu kiện, bộ phận công trình từ phòng thí nghiệm được công nhận (LAS).
- Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng: Cho từng công việc hoặc giai đoạn thi công.
- Biên bản nghiệm thu bộ phận công trình/giai đoạn thi công.
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình.
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng.
- Biên bản xử lý kỹ thuật/Chỉ thị công trường.
3. Hồ sơ quản lý an toàn & môi trường
Các tài liệu đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ.
- Kế hoạch an toàn lao động: Biện pháp thi công an toàn, quy định về PCCC, vệ sinh môi trường.
- Nhật ký an toàn lao động.
- Biên bản kiểm tra an toàn định kỳ.
- Giấy phép xử lý chất thải/rác thải công trình.
4. Hồ sơ quản lý tiến độ & tài nguyên
Các tài liệu theo dõi tiến độ thi công, quản lý nhân lực, máy móc và vật tư.
- Tiến độ thi công: Tổng thể và chi tiết.
- Danh sách công nhân: Kèm hợp đồng lao động, bảo hiểm.
- Hồ sơ máy móc thiết bị: Kiểm định, bảo hiểm, chứng chỉ vận hành.
- Biên bản thống nhất chủng loại vật tư, vật liệu: Đưa vào sử dụng.
- Biên bản thay đổi chủng loại vật tư (nếu có).
- Cấp phối vữa, bê tông.
5. Các loại báo cáo
Các báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình công trường.
- Báo cáo nhanh/Báo cáo ngày.
- Báo cáo tuần.
- Báo cáo tháng.
- Báo cáo tổng hợp đóng/ép cọc (nếu có).
6. Hồ sơ hoàn công
Các tài liệu ghi nhận hiện trạng hoàn thành của công trình.
- Bản vẽ hoàn công: Thể hiện đúng hiện trạng công trình sau khi thi công.
- Hồ sơ bảo hành công trình.
- Các chứng chỉ vật liệu, thiết bị liên quan đến công trình.
7. Đề xuất Tổ chức Lưu trữ Hồ sơ (Theo nguyên tắc ISO)
Việc tổ chức lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, tuân thủ nguyên tắc ISO (như ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng), đảm bảo dễ dàng truy cập, kiểm soát phiên bản và bảo mật thông tin.
7.1. Cấu trúc thư mục (Folder Structure)
Đề xuất cấu trúc thư mục thống nhất cho cả file mềm và file scan, giấy tờ đã in ấn (được đánh số và đặt tên tương ứng).
- 📂 [Tên_Dự_Án]
- ├── 01. HoSoPhapLy
- ├── 01.1. GiayPhepXD
- ├── 01.2. HopDong
- ├── 01.3. HoSoNangLucNhaThau
- └── ...
- ├── 02. QuanLyChatLuong
- ├── 02.1. KeHoachQLCL
- ├── 02.2. NhatKyThiCong
- ├── 02.3. BienBanNghiemThu
- ├── 02.3.1. VatLieuDauVao
- ├── 02.3.2. CongViecXD
- ├── 02.3.3. BoPhanCT
- └── ...
- ├── 02.4. KetQuaThiNghiem
- └── ...
- ├── 03. AnToanMoiTruong
- ├── 03.1. KeHoachATLD
- ├── 03.2. NhatKyATLD
- ├── 03.3. BienBanKiemTraAT
- └── ...
- ├── 04. TienDoTaiNguyen
- ├── 04.1. TienDoTongThe
- ├── 04.2. DanhSachNhanSu
- ├── 04.3. HoSoMayMoc
- ├── 04.4. VatTuVatLieu
- └── ...
- ├── 05. BaoCao
- ├── 05.1. BaoCaoNgay
- ├── 05.2. BaoCaoTuan
- ├── 05.3. BaoCaoThang
- └── ...
- ├── 06. HoSoHoanCong
- ├── 06.1. BanVeHoanCong
- ├── 06.2. HoSoBaoHanh
- ├── 06.3. ChungChiVatLieuThietBi
- └── ...
- └── 99. Khac
7.2. Nguyên tắc lưu trữ và quản lý
Đặt tên file thống nhất: Sử dụng quy tắc đặt tên file rõ ràng, bao gồm ngày tháng, loại tài liệu, nội dung tóm tắt và phiên bản (ví dụ: `20250715_BB_NghiemThuCot_Tang1_V01.pdf`).
Kiểm soát phiên bản (Version Control): Luôn lưu trữ các phiên bản khác nhau của tài liệu (ví dụ: V01, V02, Final) và ghi rõ lịch sử thay đổi. Tránh ghi đè lên file cũ.
Bảo mật và phân quyền truy cập: Đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu. Sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) hoặc Common Data Environment (CDE) có tính năng phân quyền.
Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên (hàng ngày/tuần) vào các thiết bị lưu trữ khác hoặc dịch vụ đám mây để phòng tránh mất mát dữ liệu.
Đánh số và phân loại tài liệu giấy: Đối với tài liệu giấy, cần đánh số thứ tự, phân loại theo danh mục và lưu trữ trong các cặp hồ sơ, tủ tài liệu có nhãn rõ ràng, dễ tìm kiếm.
Scan tài liệu giấy: Tất cả tài liệu giấy quan trọng nên được scan thành file PDF chất lượng cao và lưu trữ trong cấu trúc thư mục điện tử tương ứng. Đảm bảo file scan rõ nét, đầy đủ thông tin.
Đảm bảo tính toàn vẹn và dễ truy xuất: Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng, mất mát và có thể được tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng khi cần.
Lưu ý quan trọng:
Danh mục trên là tổng hợp các loại giấy tờ phổ biến. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất, yêu cầu của từng dự án cụ thể và các quy định pháp luật hiện hành (ví dụ: Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng, Luật Xây dựng), danh mục chi tiết có thể có sự điều chỉnh.
Việc lập và lưu trữ đầy đủ, chính xác các loại hồ sơ này là trách nhiệm của nhà thầu thi công và các bên liên quan để đảm bảo công trình được nghiệm thu, bàn giao và vận hành hợp pháp, an toàn.
Tài liệu được tổng hợp dựa trên các quy định chung về quản lý chất lượng và hồ sơ công trình xây dựng tại Việt Nam.
